- W celu zapewnienia realizacji praw osób z równoczesnym zapewnieniem poufności oraz udostępnienia danych jedynie osobom, których dane dotyczą Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie dopuszcza trzy kanały komunikacji:
- elektroniczny – z podpisem kwalifikowanym lub potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP, jeśli wniosek wpłynie „zwykłym mailem" można zażądać ponownego złożenia wniosku w dopuszczonym trybie;
- tradycyjny – w formie papierowej opatrzony własnoręcznym podpisem;
- ustnie (nie dotyczy kontaktu telefonicznego) – wymagana obecność osoby wnioskującej. W celu potwierdzenia tożsamości możliwe jest poproszenie osoby o okazanie dokumentu tożsamości. Na miejscu złożony zostaje wniosek z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy.
- Odpowiedzi udziela się na piśmie, w tym elektronicznie, na wskazany przez wnioskodawcę adres.
- Odpowiedzi udziela się w następujących terminach:
- informacji, której dotyczy wniosek, udziela się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania;
- termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W takim przypadku jednak w terminie miesiąca od otrzymania żądania informuje się osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia;
- jeżeli nie podejmie się działań w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, to niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania, informuje się ją o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem;
- wszelkie informacje oraz komunikacja i działania podejmowane w związku z realizacją praw osób są wolne od opłat. Jeżeli jednak można wykazać i udokumentować iż żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, można pobrać rozsądną opłatę za udzielenie informacji albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem. Przy wyliczeniu wysokości opłaty uwzględnia się administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań;
- jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej składającej żądanie można wymagać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości tej osoby;
- gdy nie jest się w stanie zidentyfikować osoby, która złożyła wniosek, w miarę możliwości informuje się ją o tym. W takich przypadkach prawo, o którego realizację ta osoba występuje nie ma zastosowania, chyba że w celu wykonania prawa dostarczy dodatkowych informacji pozwalających ją zidentyfikować.
