W dniach 29-30 listopada 2012 r. odbyło się I spotkanie organizacyjne, w którym wzięło udział 9 osób: personel projektu ze strony polskiej (3), Dyrektor WUP Olsztyn, Główna Księgowa WUP Olsztyn, personel projektu ze strony rosyjskiej (2), Dyrektor Centrum Zatrudnienia w Obwodzie Kaliningradzkim, tłumacz. Podczas spotkania omówione zostały ogólne zagadnienia dotyczące projektu, sprawy finansowe oraz sprawy związane z organizacją konferencji inaugurującej projekt.
I spotkanie organizacyjne odbyło się w sali konferencyjnej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie.
Pierwszego dnia spotkania zaplanowano omawianie ogólnych zagadnień dotyczących projektu oraz kwestii finansowych.
Na początku nastąpiło powitanie delegacji rosyjskiej przez Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie.
Po słowie powitalnym podjęto wspólnie decyzję, iż najpierw poruszane będą zagadnienia ogólne dotyczące projektu, następnie omówione zostaną kwestie finansowe.
Pierwszym głównym punktem spotkania było omówienie aneksu do umowy partnerskiej zawartej pomiędzy stronami 3 lipca 2012 r. Strona rosyjska została poinformowana, iż wprowadzenie zmian zostało zasugerowane przez Wspólny Sekretariat Techniczny. Treść dokumentu omawiana była po kolei w następującym porządku:

Oświadczenia i deklaracje wymagane w projekcie – omówione zostały wzory dokumentów, wskazano kto powinien je wypełniać, wyjaśniono jakiego rodzaju informacje muszą być zawarte w zaprezentowanych wzorach.
Sprzęt oraz materiały biurowe – określono jakie przedmioty zakupione w ramach projektu zostaną przekazane na własność partnerowi rosyjskiemu. Strona rosyjska podkreśliła, iż istotne jest, by wraz z przedmiotami przekazane zostały wszelkie dokumenty określające ich wartość. Ustalono, iż konieczne będzie sporządzenie protokołu zdawczo – odbiorczego.
Audyt – strona rosyjska została poinformowana, iż najlepszym rozwiązaniem będzie zorganizowanie audytu odrębnie, po obu stronach granicy. W związku z tym konieczne jest podzielenie środków projektowych po równo pomiędzy partnerów. Strona polska przedstawiła, iż audyt będzie odbywał się po wydatkowaniu 70% środków przekazanych w transzach, o czym partner rosyjski będzie informowany z wyprzedzeniem. Na podstawie wstępnych wyliczeń określono, iż pierwszy audyt odbędzie się w lutym 2013 r., natomiast kosz przeprowadzenia 1 audytu w danej instytucji wyniesie w przybliżeniu 1600 euro.
Procedury przetargowe – strony podjęły rozmowy na temat rozwiązań prawnych w obu państwach dotyczących wyboru wykonawców usług i dostawców materiałów. Porównane zostały oba rozwiązania oraz podkreślono, iż wydatki powinny być ponoszone zgodnie z wymogami Programu Współpracy Transgranicznej Litwa – Polska – Rosja 2007-2013, zwrócono uwagę na konieczność dokonania rozeznania rynku.
Komunikacja – strony zgodnie ustaliły, iż kontakt będzie odbywał się głównie przy pomocy poczty elektronicznej, faksu i telefonu, rzadziej poczty tradycyjnej, ze względu na skomplikowany obieg dokumentów w Federacji Rosyjskiej. Padła propozycja przekazywanie wersji papierowych dokumentów podczas spotkań, rozwiązanie to zostało zaakceptowane przez wszystkich uczestników spotkania.
Dokumentacja projektowa – po przedstawieniu wzorów dokumentów takich jak karta czasu pracy, opis faktur, listy płac, zakresy czynności, wizytówki przy drzwiach omówione zostały wszelkie szczegóły dotyczące wypełniania w/w dokumentów.
Sprawozdawczość – w związku z rozbudowaniem w aneksie do umowy partnerskiej kwestii sprawozdań zostały omówione rodzaje składanych raportów, ich zakres oraz termin składania. Strona polska zaprezentowała wzory sprawozdań i omówiła procedurę składania, weryfikacji i akceptacji dokumentów.
Finanse – głównym tematem rozmów dotyczących zagadnień finansowych był wkład własny partnerów oraz sposoby refundacji środków. Wskazano jaki jest % udział partnerów oraz doprecyzowano, iż refundowane będzie 90% poniesionych kosztów. Podjęto dyskusję na temat waluty w jakiej rozliczany będzie projekt oraz w jakiej walucie Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie będzie dokonywał refundacji Agencji ds. Zapewnienia Pracy Ludności Obwodu Kaliningradzkiego FR. Z uwagi na fakt, iż powyższa kwestia była sporna postanowiono zasięgnąć rady Wspólnego Sekretariatu Technicznego i podjąć ostateczną decyzję w późniejszym terminie.

Po omówieniu zmian wprowadzonych aneksem do umowy partnerskiej podjęto rozmowy dotyczące następujących spraw:
Wizy – podkreślona została konieczność wyrobienia wiz dla uczestników i personelu projektu, w celu umożliwienia przekroczenia granicy. Strony omówiły kwestie finansowe i organizacyjne związane z wydaniem wiz.
Promocja – podczas spotkania podkreślona została konieczność umieszczania logo programu, flagi UE oraz informacji o współfinansowaniu projektu ze środków UE na każdym wytworzonym dokumencie związanym z realizacją przedsięwzięcia.
Podręcznik dobrych praktyk – strona polska przekazała szczegóły dotyczące publikacji, która zostanie wydana na koniec projektu, poinformowano o językach w jakim zostanie ona wydana, ilości stron, formacie oraz treści.
Na drugi dzień spotkania zaplanowane zostało omówienie kwestii konferencji otwierającej oraz pozostałych spotkań projektowych.
Na początku strona rosyjska zaproponowała, by przesunąć termin organizacji konferencji z końca stycznia 2013 r. na połowę lutego, ze względu na święta i przerwę w pracy rosyjskich urzędów trwającą do 9 stycznia. Wojewódzki Urząd Pracy zaakceptował propozycję, ale nadmieniono, iż musi to zostać skonsultowane ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym ponieważ zmiana terminu powoduje modyfikację harmonogramu projektu. Następnie strona polska zaprezentowała swoją propozycję tematyki konferencji. Po drobnych uwagach partnera rosyjskiego ustalono, iż podczas konferencji otwierającej zaprezentowana zostanie dotychczasowa współpraca obu instytucji, przybliżone zostaną cele Programu Współpracy Transgranicznej Litwa – Polska – Rosja 2007-2013, szczegółowo zaprezentowany zostanie projekt pn. „Warmia i Mazury – Obwód Kaliningradzki. Pracując ponad granicami", omówiona będzie geneza doradztwa zawodowego i pośrednictwa pracy, ustalono, iż zaproszeni zostaną eksperci z zakresu w/w dziedzin. Po ustaleniu założeń tematycznych ustalono wstępną listę gości. Następnie w skrócie omówione zostały warsztaty i seminaria, które organizowane będą w ramach projektu, przedstawiona została ogólna tematyka oraz grupa docelowa w/w spotkań.
Na zakończenie spotkania obie strony wyraziły nadzieję na pomyślną współpracę i zadeklarowały chęć wspierania się w podejmowanych przedsięwzięciach.

First organizational meeting was held on 29-30 November 2012, which was attended by 9 people: project staff from Polish side (3), the Director of Voivodeship Labour Office in Olsztyn, Chief Accountant of VLO Olsztyn, project staff from Russian side (2), Director of the Centre of Employment in the Kaliningrad Oblast, translator. During the meeting was discussed general issues relating to the project, financial matters and matters related to the organization of the conference inaugurating the project.
1st organizational meeting was held in the conference room of the Voivodeship Labour Office in Olsztyn.
On the first day of the meeting have been scheduled to discuss general issues relating to the project, and financial issues.
At the beginning Russian delegation was welcomed by the Director of the Voivodeship Labour Office in Olsztyn.
After the welcome word jointly has decided to begin with general issues concerning the project, and then will be discussed financial issues.
The first main point of the meeting was to discuss the addendum to the partnership agreement concluded between the parties July 3, 2012, the Russian side was informed that amendments were suggested by the Joint Technical Secretariat. The content of the document was discussed in turn in the following order:

Statements and declarations required in the project - model documents were discussed, indicated who should obey them, explained what kind of information must be included in the presented models.
Equipment and office supplies –sides specified the items purchased within the project, taht will be transferred tothe Russian partner. The Russian side pointed that it is important hand over all the documents necessary to determine value of equipment. Both sides decided to prepare acceptance protocol while transferring ownership.
External audit - the Russian side was informed that the best solution would be to organize an audit separately on both sides of the border. Following it is necessary to divide the funds equally between the project partners. The Polish side provided that the audit will take place after spending 70% of the funds transferred in tranches, of which the Russian partner will be informed in advance. Based on preliminary calculations, determined that the first audit will take place in February 2013, and the costs of one audit per institution will be approximately € 1600.
Tendering procedures –both sides took the discussion on legal solutions in both countries for the selection of contractors and suppliers of materials. Both solutions were compared and stressed that the expenses should be borne in accordance with the requirements of the CBC Programme Lithuania - Poland - Russia 2007-2013, highlighted the need for making market research.
Communication – both sides agreed that the contact will take place primarily via e-mail, fax and telephone, postal mail less because of the complicated workflow in the Russian Federation. It was suggested that hard copies of documents will be transferred during meetings, what was is generally accepted by all participants.
Project documentation - after presentation of samples documents such as timesheets, description of invoices, payroll, business cards at the door have been discussed all the details on how to fill in mentioned above documents.
Reporting – in connection to upgrading in the amendment reporting issues there were discussed types of reports , their scope and deadline. The Polish side has presented reports and discussed the model procedure for submission, review and approval of documents.
Finance - the main topic of conversation on financial issues was the contribution of partners and how to refund funds. Indicated what is the% of partners and clarified that it will be reimbursed 90% of the costs incurred. Partners held discussion about the currency in which the project will be settled and the currency of refunds. Due to the fact that the above issue has been disputed decided to seek advice from the Joint Technical Secretariat and make a final decision at a later date.

After discussing the changes to the partnership agreement's amendment has been taken the following matters:
Visas - emphasized the need for sophistication visas for participants and project staff in order to enable crossing the border. The partners discussed the financial and organizational issues associated with issuing visas.
Promotion - during the meeting stressed the need to put the logo of the program, the EU flag and information about the project co-financing from EU funds in each generated document relating to the implementation of the project.
The manual of best practices - Polish side gave details of the publication, which will be released at the end of the project, Russian Partner was informed of the languages in which it will be delivered, number of pages, format and content.
On the second day of the meeting it was planned to discuss the opening conference and other project events.
At the beginning of the Russian side proposed to postpone the conference from the end of January 2013 to mid-February, due to the holidays and a break in work of Russian authorities to 9th January. VLO has accepted the proposal, but noted, that it must be consulted with the Joint Technical Secretariat as the change of date modifies the project schedule. Then the Polish side has presented its proposal of Conference topics. After minor comments of Russian partner it was found that the topics of opening conference will be: presentation ofprevious cooperation between the two institutions, purpose of the Cooperation Programme Lithuania - Poland - Russia 2007-2013, detailed presentation of project "Warmia and Mazury – Kaliningrad Oblast. Working across borders ", discuss of the genesis of vacational counselors and job placement, it was decides to hire experts in the mentioned above fields. Then briefly discussed the workshops and seminars that will be organized in the framework of the project, presented the overall theme and target group of meetings.
At the end of the meeting both sides expressed hope for successful cooperation and declared their to support while implementing the project.

Sporządziły: Monika Lenczewska, Ewa Nawotka

Olsztyn, grudzień 2012 r.