Dokumenty aplikacyjne (życiorys zawodowy i list motywacyjny) stanowią ważne ogniwo w procesie poszukiwania pracy.
Sposób, w jaki przedstawimy własną osobę poprzez życiorys czy list motywacyjny może skutkować zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną bądź skazywać nas na ciągłe niepowodzenia.
Właściwe przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to umiejętność, którą możemy opanować, pamiętając o podstawowych zasadach:
Sposób, w jaki przedstawimy własną osobę poprzez życiorys czy list motywacyjny może skutkować zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną bądź skazywać nas na ciągłe niepowodzenia.
Właściwe przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to umiejętność, którą możemy opanować, pamiętając o podstawowych zasadach:
- Nie istnieje uniwersalny wzorzec życiorysu i listu motywacyjnego. Każdą aplikację powinniśmy tworzyć indywidualnie, uwzględniając nasze predyspozycje, doświadczenia i umiejętności selekcjonowane pod kątem oczekiwań konkretnego pracodawcy.
- Wysyłając aplikację starajmy się dotrzeć nie do jak największej liczby pracodawców, ale do tych właściwych, których listę tworzymy zgodnie z zaplanowaną ścieżką własnej kariery zawodowej. Strategia ilościowa, czyli odpowiedzi na wszystkie napotkane oferty powinna ustąpić strategii jakościowej, czyli świadomej selekcji . Odpowiadając na przypadkowe oferty nie uda nam się wykazać, że to właśnie my jesteśmy najlepszym kandydatem, odpowiednio zmotywowanym do objęcia konkretnego stanowiska pracy.
- Zanim napiszemy list motywacyjny dokładnie przeanalizujmy wybraną ofertę, aby poznać wymagania pracodawcy w obszarze kompetencji twardych (wykształcenie, szkolenia, umiejętności językowe i specjalistyczne poparte certyfikatami, doświadczenie zawodowe) oraz kompetencji miękkich (np. umiejętności interpersonalnych, pracy w grupie, gotowości do zmian itp., wynikających z zakresu obowiązków na danym stanowisku i jego usytuowania w strukturze firmy).
- Zbierzmy informacje o firmie sięgając do wszelkich dostępnych źródeł (prasa branżowa, Internet, bezpośredni kontakt z pracownikami, materiały promocyjne publikowane przez firmę) aby dobrze poznać specyfikę potencjalnego miejsca pracy.
Poprzez dokumenty aplikacyjne rozumiemy:
- Życiorys zawodowy - Curriculum vitae (CV), tłumaczone z języka łacińskiego jako linia, bądź program życia.
- List motywacyjny, stosowany w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy, prezentujący nasze umiejętności, wiedzę i kwalifikacje odnoszące się do wymagań stanowiska pracy.
- List intencyjny, pisany w sytuacji gdy firma wydaje się być idealnym miejscem dla nas, lecz nie posiadamy informacji o wolnych miejscach pracy. Tworzymy ogólną charakterystykę kandydata, eksponując swoje atuty i osiągnięcia.
- Formularz aplikacyjny, rodzaj kwestionariusza, zawierającego pytania przygotowane pod potrzeby danego pracodawcy.
Formularz aplikacyjny jest formą coraz chętniej stosowaną przez pracodawców, zwłaszcza firmy międzynarodowe, gdyż koncentrując się na informacjach o zasadniczym znaczeniu dla danego stanowiska pracy pozwala na szybką analizę, porównanie i selekcję zgłoszeń oraz obniża koszty związane z poszukiwaniem nowych pracowników.
Stosując formularz, w odróżnieniu od CV kandydat ma mniejsze możliwości wpływu na wybór informacji, uwypuklenie czy pominięcie pewnych faktów, związanych z doświadczeniem czy wykształceniem oraz nie wyróżni się poprzez szatę graficzną, czy układ dokumentu.
Spotkać się możemy z różnymi rodzajami formularzy aplikacyjnych:
Stosując formularz, w odróżnieniu od CV kandydat ma mniejsze możliwości wpływu na wybór informacji, uwypuklenie czy pominięcie pewnych faktów, związanych z doświadczeniem czy wykształceniem oraz nie wyróżni się poprzez szatę graficzną, czy układ dokumentu.
Spotkać się możemy z różnymi rodzajami formularzy aplikacyjnych:
- w wersji drukowanej,
- elektronicznymi (on-line),
- otwartymi (bez określonego stanowiska pracy),
- celowymi (gdy ubiegamy się o konkretne stanowisko),
- o charakterze informacyjnym (zawierające informacje o kandydacie podobnie jak w liście motywacyjnym czy CV),
- bardzo szczegółowymi (w sposób rozbudowany badającymi predyspozycje kandydata).
Życiorys zawodowy (curriculum vitae)
CV traktuj jako „narzędzie sprzedaży", które cię promuje, uwiarygodnia i reprezentuje, gdy jesteś nieobecny!
Jest to często pierwsza forma kontaktu z pracodawcą, podczas którego dokonuje się wstępna selekcja.
Nie jest w stanie sprawić, że otrzymasz ofertę pracy, ale możesz dzięki CV dostać się na rozmowę kwalifikacyjną.
Życiorys zawiera informację o tym, co umiesz robić i powinien przedstawiać kierunek kariery zawodowej, której każdy etap realizuje się poprzez praktyczne doświadczenia. Przejrzystość zawartych informacji, spójność wykształcenia, doświadczeń zawodowych czy posiadanych kompetencji decyduje o tym, czy pracodawca będzie postrzegał ciebie jako kandydata odpowiednio zmotywowanego do podjęcia pracy na danym stanowisku. Chaos, brak umiejętnej selekcji informacji to dla pracodawcy sygnał, iż być może nie potrafisz wyznaczać sobie celów zawodowych, brak ci konsekwencji, nie jesteś przewidywalny, a zatem ciężko ci zaufać.
Ważne jest zatem przedstawienie informacji, istotnych dla pracodawcy w sposób uporządkowany, wskazujący na ciebie, jako osobę świadomie sterującą własną karierą zawodową.
Sam wybór rodzaju życiorysu stanowi dodatkową informację dla pracodawcy. Pozwalając na wyeksponowanie pewnych cech osobowości kandydata oraz wyróżnienie doświadczeń, potwierdza dobrą znajomość wymagań i charakteru stanowiska o jakie się ubiegasz. Może świadczyć o strategicznym myśleniu kandydata bądź braku ukierunkowanej motywacji.
Rodzaje życiorysów:
CV traktuj jako „narzędzie sprzedaży", które cię promuje, uwiarygodnia i reprezentuje, gdy jesteś nieobecny!
Jest to często pierwsza forma kontaktu z pracodawcą, podczas którego dokonuje się wstępna selekcja.
Nie jest w stanie sprawić, że otrzymasz ofertę pracy, ale możesz dzięki CV dostać się na rozmowę kwalifikacyjną.
Życiorys zawiera informację o tym, co umiesz robić i powinien przedstawiać kierunek kariery zawodowej, której każdy etap realizuje się poprzez praktyczne doświadczenia. Przejrzystość zawartych informacji, spójność wykształcenia, doświadczeń zawodowych czy posiadanych kompetencji decyduje o tym, czy pracodawca będzie postrzegał ciebie jako kandydata odpowiednio zmotywowanego do podjęcia pracy na danym stanowisku. Chaos, brak umiejętnej selekcji informacji to dla pracodawcy sygnał, iż być może nie potrafisz wyznaczać sobie celów zawodowych, brak ci konsekwencji, nie jesteś przewidywalny, a zatem ciężko ci zaufać.
Ważne jest zatem przedstawienie informacji, istotnych dla pracodawcy w sposób uporządkowany, wskazujący na ciebie, jako osobę świadomie sterującą własną karierą zawodową.
Sam wybór rodzaju życiorysu stanowi dodatkową informację dla pracodawcy. Pozwalając na wyeksponowanie pewnych cech osobowości kandydata oraz wyróżnienie doświadczeń, potwierdza dobrą znajomość wymagań i charakteru stanowiska o jakie się ubiegasz. Może świadczyć o strategicznym myśleniu kandydata bądź braku ukierunkowanej motywacji.
Rodzaje życiorysów:
- Chronologiczny
- Funkcjonalny
- Ukierunkowany
- Niestandardowy
Życiorys chronologiczny
Schemat CV chronologiczne Wzór CV chronologiczne
Jest najbardziej popularny i lubiany przez osoby przeprowadzające rekrutacje.
Czytelnie prezentuje przebieg zatrudnienia i edukacji przy zastosowaniu zasady odwrotnej chronologii tzn.: w pierwszej kolejności wymieniamy ostatnie miejsce naszej pracy/ostatnio ukończone szkoły, stopniowo przechodząc do wcześniejszych doświadczeń.
Uwypukla stanowiska i nazwy zakładów pracy, zawiera informacje o obowiązkach i osiągnięciach.
Obrazuje dokładny przebieg kariery, w związku z tym wskazany jest przede wszystkim dla osób konsekwentnie realizujących swoje cele zawodowe, pragnących podążać nadal w wybranym kierunku, bez długich przerw w zatrudnieniu czy częstych zmian pracy.
Polecany, gdy:
Schemat CV chronologiczne Wzór CV chronologiczne
Jest najbardziej popularny i lubiany przez osoby przeprowadzające rekrutacje.
Czytelnie prezentuje przebieg zatrudnienia i edukacji przy zastosowaniu zasady odwrotnej chronologii tzn.: w pierwszej kolejności wymieniamy ostatnie miejsce naszej pracy/ostatnio ukończone szkoły, stopniowo przechodząc do wcześniejszych doświadczeń.
Uwypukla stanowiska i nazwy zakładów pracy, zawiera informacje o obowiązkach i osiągnięciach.
Obrazuje dokładny przebieg kariery, w związku z tym wskazany jest przede wszystkim dla osób konsekwentnie realizujących swoje cele zawodowe, pragnących podążać nadal w wybranym kierunku, bez długich przerw w zatrudnieniu czy częstych zmian pracy.
Polecany, gdy:
- Posiadasz odpowiednie wykształcenie i spójne doświadczenie zawodowe, układające się w ciągłość kariery.
- Masz listę osiągnięć podczas studiów, odbyłeś praktyki, wolontariat, staż czy wykonywałeś prace dorywcze.
- Rozwijasz się zawodowo w konkretnej dziedzinie.
Niekorzystny, gdy:
- Zatrudnienie jest przerywane okresami choroby, bezrobociem.
- Często zmieniałeś pracodawcę (kariera jumpera).
- Doświadczenia zawodowe są niespójne, może sugerować brak wizji kariery.
Życiorys funkcjonalny
Wzór CV funkcjonalne
Eksponuje umiejętności i porządkuje doświadczenia zawodowe zgodnie z założonym celem zawodowym, obszarem zainteresowań.
Podkreśla się w nim najważniejsze osiągnięcia i mocne strony kandydata, które pomocne będą przy wykonywaniu pracy o jaką się starasz.
Informacje o przebiegu kariery zawodowej są przedstawiane w formie bardzo skrótowej (firma, stanowisko, dział). Niektóre stanowiska, czy daty mogą być pominięte.
Tworzymy kategorie umiejętności: np : finansowe, negocjacji, komunikowania się itp.
Warto też określić swoje doświadczenie zawodowe, np. w budowaniu zespołów, sprawowaniu przywództwa itp.
Polecany, gdy:
Wzór CV funkcjonalne
Eksponuje umiejętności i porządkuje doświadczenia zawodowe zgodnie z założonym celem zawodowym, obszarem zainteresowań.
Podkreśla się w nim najważniejsze osiągnięcia i mocne strony kandydata, które pomocne będą przy wykonywaniu pracy o jaką się starasz.
Informacje o przebiegu kariery zawodowej są przedstawiane w formie bardzo skrótowej (firma, stanowisko, dział). Niektóre stanowiska, czy daty mogą być pominięte.
Tworzymy kategorie umiejętności: np : finansowe, negocjacji, komunikowania się itp.
Warto też określić swoje doświadczenie zawodowe, np. w budowaniu zespołów, sprawowaniu przywództwa itp.
Polecany, gdy:
- Poszukujesz pracy w zawodzie niezgodnym z wykształceniem.
- Nie chciałbyś ukazywać przerw w zatrudnieniu.
- Doświadczyłeś degradacji zawodowej.
- Decydujesz się na zmianę ścieżki kariery zawodowej.
- Masz bogate doświadczenie zawodowe, ale w ostatniej pracy nie wykonywałeś obowiązków charakterystycznych dla pożądanego stanowiska pracy.
Jeżeli natomiast nie zachodzi żadna z powyższych sytuacji, stosowanie tej formy życiorysu może wzbudzić niepotrzebną „podejrzliwość" pracodawcy.
Mając wykształcenie i doświadczenie zawodowe układające się w ciągłość linii kariery przedstaw się pracodawcy poprzez życiorys chronologiczny, który jest bardziej przejrzysty i czytelny.
Życiorys ukierunkowany
Wzór CV ukierunkowane
Ten rodzaj życiorysu powinien być stosowany jedynie w uzasadnionych przypadkach, gdy zainteresowany jesteś konkretnym stanowiskiem pracy i w twojej biografii można odnaleźć wiele elementów świadczących o twoim dopasowaniu do danego stanowiska.
Podawane informacje dotyczą jedynie pewnej dziedziny doświadczeń zawodowych, pomija się pozostałe. Koncentruje się na wartościach, jakie można wnieść do firmy, prezentując listę osiągnięć, która uwiarygodni posiadane umiejętności.
Korzystny, gdy:
Mając wykształcenie i doświadczenie zawodowe układające się w ciągłość linii kariery przedstaw się pracodawcy poprzez życiorys chronologiczny, który jest bardziej przejrzysty i czytelny.
Życiorys ukierunkowany
Wzór CV ukierunkowane
Ten rodzaj życiorysu powinien być stosowany jedynie w uzasadnionych przypadkach, gdy zainteresowany jesteś konkretnym stanowiskiem pracy i w twojej biografii można odnaleźć wiele elementów świadczących o twoim dopasowaniu do danego stanowiska.
Podawane informacje dotyczą jedynie pewnej dziedziny doświadczeń zawodowych, pomija się pozostałe. Koncentruje się na wartościach, jakie można wnieść do firmy, prezentując listę osiągnięć, która uwiarygodni posiadane umiejętności.
Korzystny, gdy:
- Masz wiele różnorodnych doświadczeń zawodowych, ale nie układających się w uporządkowany plan kariery zawodowej, natomiast teraz chciałbyś zorientować się na konkretną branżę.
- Nie masz długotrwałych, czy niepokojących zmian w karierze zawodowej.
- Często zmieniałeś stanowisko pracy lub miejsce zamieszkania.
- Potrafisz udowodnić deklarowane kompetencje poprzez listę osiągnięć i doświadczeń.
- Nie masz doświadczenia zawodowego, ale posiadasz umiejętności zdobyte podczas studiów, dzięki przynależności do kół naukowych, organizacji studenckich czy wolontariacie.
- Masz bogate doświadczenie zawodowe w konkretnej dziedzinie i chcesz podnieść jeszcze bardziej swoją pozycję.
Życiorys alternatywny
Zawierają się tu wszelkie inne, ponadstandardowe formy prezentacji, charakterystyczne dla przedstawicieli wolnych zawodów, osób z branży artystycznej czy reklamowej (portfolio, prezentacje na płycie CD itp.)
Objętość CV
Życiorys zawodowy zazwyczaj zajmuje jedną stronę kartki formatu A4, w uzasadnionych przypadkach nie więcej niż trzy.
Redagując życiorys należy pamiętać o zachowaniu równowagi pomiędzy dwoma sprzecznymi wymaganiami: zwięzłością i szczegółowością. Przyjmuje się, iż pracodawca średnio poświęca 30 sekund na zapoznanie się z życiorysem kandydata i nie lubi marnować czasu na czytanie „elaboratów". Postaraj się zatem w sposób przejrzysty zmieścić informacje na swój temat na jednej stronie kartki A4.
Sporządź dwukartkowe CV, gdy:
- Stanowisko, o jakie się ubiegasz wymaga specjalistycznych umiejętności np. technicznych oraz inżynierskich i potrzebujesz miejsca, żeby udowodnić, że je posiadasz.
- Działasz na polu naukowym, posiadasz długą listę publikacji, wykładów, kursów zawodowych czy patentów (w tym przypadku dopuszczalne jest także 3-stronicowe CV).
- Jesteś kierownikiem wyższego szczebla z długą historią osiągnięć w zakresie zarządzania.
- W żaden sposób nie udaje ci się tak wyselekcjonować informacji, aby zmieścić się na jednej stronie, przy zachowaniu koniecznych wymogów estetyki.
Błędy w życiorysach
Wśród często występujących błędów, które skutkują brakiem zainteresowania pracodawcy twoją kandydaturą można wymienić:
Wśród często występujących błędów, które skutkują brakiem zainteresowania pracodawcy twoją kandydaturą można wymienić:
- Pisanie życiorysu po obu stronach kartki.
- Błędy w nazwach, literówki, pomyłki w datach.
- Nieaktualne bądź niekompletne dane adresowe. Podaj ten numer telefonu, pod którym jesteś rzeczywiście dostępny. Pracodawca nie będzie ponawiał kilkakrotnie nieudanych prób kontaktu, zadzwoni do kogoś innego.
- Brak informacji jakiego stanowiska dotyczy aplikacja, szczególnie istotne, gdy firma poszukuje wielu pracowników.
- Bezkrytyczne korzystanie ze wzorców życiorysów zamieszczanych w poradnikach, Internecie itp. Nieumiejętnie dobrany rodzaj życiorysu zamiast wyeksponować twoje atuty, zadziała na twoją niekorzyść.
- Zaburzona chronologia w historii zatrudnienia, chaos informacyjny, nieumiejętność selekcji informacji.
- Zbyt duża objętość dokumentu.
- Kopiowanie podanej w ogłoszeniu charakterystyki stanowiska pracy.
- Podawanie nieprawdy lub przesadzonych informacji o osiągnięciach, dyplomach, mocnych stronach czy znajomości języków obcych. Wprawdzie możesz dzięki temu dostać się na rozmowę kwalifikacyjną ale i tak bardzo szybko zostaniesz zdemaskowany, gdy pracodawca np. zacznie zadawać pytania w obcym języku, którego doskonałą znajomość zadeklarowałeś w CV.
- Brak klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych lub brak własnoręcznego podpisu pod w/w klauzulą.
- Zbyt wyszukana forma graficzna, upiększenia, udziwnienia, tabelki itp.
- Nieaktualne zdjęcie. Pamiętaj o tym, że zamieszczając zdjęcie dostarczasz pracodawcy dodatkowych informacji o sobie. O tym, czy będziesz odebrany pozytywnie czy nie, decyduje „droga skojarzeń" pracodawcy. Zastanów się zatem, zanim zamieścimy zdjęcie, czy jest to rzeczywiście niezbędne.
List motywacyjny
Schemat listu motywacyjnego Wzór listu motywacyjnego
List motywacyjny jest dokumentem składanym wraz z życiorysem zawodowym, przygotowanym pod potrzeby konkretnego miejsca pracy.
Może znacząco zwiększyć szanse na uzyskanie zatrudnienia, gdyż dzięki zaprezentowaniu wykształcenia, doświadczenia zawodowego i cech charakteru, istotnych z punktu widzenia pracodawcy wskazuje na motywację do podjęcia pracy.
Pracodawca chętnie zaprosi na rozmowę kwalifikacyjną osobę wysoko zmotywowaną do pracy, która poprzez właściwą selekcję informacji w liście motywacyjnym uwypukli wymierne korzyści z zatrudnienia na danym stanowisku.
Podczas gdy CV jest raczej formalnym dokumentem list motywacyjny daje pewną swobodę wyrażania myśli i podkreślenia swej wyjątkowości, aczkolwiek i w tym przypadku zachowuje określoną formę.
Daje często niepowtarzalną okazję, do zaprezentowania się potencjalnemu pracodawcy w formie bardziej zindywidualizowanej i rozbudowanej w stosunku do życiorysu.
Możesz zaciekawić swoją osobą i poprzez to skłonić pracodawcę do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.
List motywacyjny określa DLACZEGO interesuje cię praca na danym stanowisku, w konkretnej firmie i DLACZEGO uważasz, że jesteś najlepszym kandydatem ?
Dobry list motywacyjny powinien być krótki (mieścić się na stronie formatu A4), przejrzysty, konkretny (bez ogólników) i zawierać rzeczowe argumenty, uwiarygodniające twoją kandydaturę.
List motywacyjny może zwiększyć twoją skuteczność w poszukiwaniu pracy, zatem dołączaj go do życiorysu zawodowego zawsze, o ile pracodawca nie zaznaczy wyraźnie, iż życzy sobie jedynie Curriculum Vitae.
Błędy w listach motywacyjnych
Wśród często występujących błędów, które skutkują brakiem zainteresowania pracodawcy twoją kandydaturą można wymienić:
Schemat listu motywacyjnego Wzór listu motywacyjnego
List motywacyjny jest dokumentem składanym wraz z życiorysem zawodowym, przygotowanym pod potrzeby konkretnego miejsca pracy.
Może znacząco zwiększyć szanse na uzyskanie zatrudnienia, gdyż dzięki zaprezentowaniu wykształcenia, doświadczenia zawodowego i cech charakteru, istotnych z punktu widzenia pracodawcy wskazuje na motywację do podjęcia pracy.
Pracodawca chętnie zaprosi na rozmowę kwalifikacyjną osobę wysoko zmotywowaną do pracy, która poprzez właściwą selekcję informacji w liście motywacyjnym uwypukli wymierne korzyści z zatrudnienia na danym stanowisku.
Podczas gdy CV jest raczej formalnym dokumentem list motywacyjny daje pewną swobodę wyrażania myśli i podkreślenia swej wyjątkowości, aczkolwiek i w tym przypadku zachowuje określoną formę.
Daje często niepowtarzalną okazję, do zaprezentowania się potencjalnemu pracodawcy w formie bardziej zindywidualizowanej i rozbudowanej w stosunku do życiorysu.
Możesz zaciekawić swoją osobą i poprzez to skłonić pracodawcę do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.
List motywacyjny określa DLACZEGO interesuje cię praca na danym stanowisku, w konkretnej firmie i DLACZEGO uważasz, że jesteś najlepszym kandydatem ?
Dobry list motywacyjny powinien być krótki (mieścić się na stronie formatu A4), przejrzysty, konkretny (bez ogólników) i zawierać rzeczowe argumenty, uwiarygodniające twoją kandydaturę.
List motywacyjny może zwiększyć twoją skuteczność w poszukiwaniu pracy, zatem dołączaj go do życiorysu zawodowego zawsze, o ile pracodawca nie zaznaczy wyraźnie, iż życzy sobie jedynie Curriculum Vitae.
Błędy w listach motywacyjnych
Wśród często występujących błędów, które skutkują brakiem zainteresowania pracodawcy twoją kandydaturą można wymienić:
- Powtarzanie faktów z CV.
- Pomijanie aspektów osobowościowych lub przesadne „chwalenie się".
- Ogólnikowe sformułowania, brak przykładów.
- Wielokrotne wykorzystywanie tego samego listu motywacyjnego, starając się o pracę w różnych firmach.
- Widoczny brak konsekwencji i motywacji.
- Brak indywidualizacji, bezkrytyczne korzystanie ze wzorców.
- Nadmierny tupet, a w rzeczywistości: brak doświadczeń zawodowych, wybitnych zdolności czy kwalifikacji.
- Zbyt obszerny, bez umiejętnej selekcji informacji (to nie autobiografia).
- Niedostosowanie do specyfiki firmy, stanowiska i innych wymagań zawartych w ofercie.
- Dosłowne „kopiowanie" podanej w ogłoszeniu charakterystyki stanowiska pracy.
- „Przerysowany" język, nadużywanie słownictwa branżowego, slang itp.
- Błędy stylistyczne, gramatyczne, ortograficzne, literówki.
- Mało przejrzysta szata graficzna, udziwnienia.
- Niekompletne dane adresowe, list adresowany nie do konkretnej osoby.
- Brak własnoręcznego podpisu.
Opracował: Barbara Poczynajło-Kabaliuk CIiPKZ Olsztyn
